Lean Coffee: Mehr Produktivität durch lockere Meetings

Langatmige Meetings mit einer starren Agenda kennt sicherlich jeder. Doch sind solche Treffen wirklich zielführend? Und wie gewinnbringend sind die Ergebnisse? Die mangelnde Effizienz von Meetings ist ein weit verbreitetes Problem und raubt kostbare Arbeitszeit. Hier gilt: Die Suche nach alternativen Methoden könnte sich lohnen. Deshalb sind in den vergangenen Jahren immer wieder neue Ansätze zur Verbesserung der Meetingkultur aufgetaucht. Besonders spannend: Lean Coffee.

 

Was ist unter Lean Coffee zu verstehen?

Lean Coffee klingt vordergründig nach einem entspannten Kaffeetrinken. Das ist bei dieser Form geschäftlicher Termine aber keineswegs der Fall. Der Begriff „Lean“ orientiert sich am sogenannten Lean Thinking. Coffee steht in diesem Zusammenhang für die lockere und kommunikative Atmosphäre, die in einem Café oder einer Kaffeepause herrscht und nachweislich den Wissensaustausch unter Kollegen fördert.

Lean Coffee bedeutet also, dass ein Treffen stattfindet, das auf der einen Seite zwar strukturiert ist, auf der anderen Seite aber kein genaues Thema besitzt und keiner festgelegten Agenda folgt. Entscheidender Faktor: Es gibt keine direkte Einladung per E-Mail. Stattdessen wird auf Lean Coffee per Aushang hingewiesen. Das hat den Vorteil, dass nur Leute teilnehmen, die für diese Art von Meetings offen sind.

 

Spontane Themenfindung und strukturierter Ablauf

Wie läuft ein Lean-Coffee-Meeting ab? Spontan ist hier das entscheidende Stichwort, schliesslich wird die Einladung über einen Aushang im Unternehmen immer nur wenige Tage vor dem Treffen publik gemacht – inklusive Zeit und Ort.

Bei dem Treffen selbst werden dann von den Teilnehmern verschiedene Themen vorgeschlagen, die die Gruppe bewertet und anschliessend nacheinander diskutiert. Das sogenannte Personal Kanban ist dabei besonders wichtig. Damit ist eine an Kanban orientierte Liste gemeint, die die Themen in drei Sektoren unterteilt: bereit, in Arbeit, erledigt. Dann findet nach und nach die Diskussion jedes einzelnen Themas in einem bestimmten Zeitfenster statt und die Gruppe entscheidet nach Ablauf der Zeit über eine mögliche Fortsetzung des Gesprächs.

Wenn Sie die Team-Meeting-Agenda Ihres Unternehmens verändern möchten, bietet sich Lean Coffee als flexibles und dennoch strukturiertes Modell an.

 

Warum Lean Coffee den kollegialen Wissensaustausch fördert

Agilität im Unternehmen ist heutzutage elementar wichtig. Zwei ganz entscheidende Faktoren für agiles Management sind die passende Teamorganisation und der kollegiale Austausch von Wissen. Lean Coffee kann beide Aspekte fördern. Im Folgenden finden Sie acht Gründe, die für den Einsatz der Methode sprechen:

 

  1. Keine direkte Einladung: Das fördert unter den Kollegen die Bereitschaft, einfach bei einem Treffen vorbeizuschauen und mitzudiskutieren. Stichwort: Motivation. Wer freiwillig zu einem Treffen erscheint, ist gewillt, für eine aktive Gestaltung zu sorgen und sich einzubringen.

  2. Keine festgelegte Agenda: Ein genauer Anlass für ein Lean-Coffee-Meeting besteht nicht. Das bedeutet wiederum: Die Gruppe kann frei diverse Themen diskutieren, es bestehen keine Einschränkungen und das Wort des Einzelnen wird aufgewertet.

  3. Sammlung von Themen: Die Inhalte des Meetings werden durch die Teilnehmer vorgegeben, die Themen vorschlagen. Jeder Teilnehmer wird dadurch ein wichtiger Teil der Gruppe. Zudem gibt es keine vorgegebenen Themen, sodass das Engagement jedes Einzelnen gefördert wird.

  4. Priorisierung der Themen: Über die vorgeschlagenen Inhalte stimmt die Gruppe ab. Das führt dazu, dass die Themen nach Wichtigkeit für alle Teilnehmer geordnet werden.

  5. Ungezwungene Atmosphäre: Die Gruppe, die sich trifft, steht vorher nicht fest. Zudem kann sich jeder Teilnehmer einbringen. In ungezwungener Atmosphäre entstehen so Gespräche und Diskussionen, die nicht an bestimmten Leitlinien und Vorgaben orientiert sind.

  6. Keine Hierarchien: Bei den Treffen ist es egal, welche Funktion die Teilnehmer im Unternehmen haben. Jeder ist eingeladen. Da Hierarchien nicht entscheidend sind, gibt es keine Berührungsängste während der Diskussion.

  7. Vorbereitung entfällt: Wer es gewohnt ist, sich auf Meetings vorzubereiten, wird überrascht. Wegen der spontanen Themenfindung ist keine Vorbereitung möglich – und auch keine nötig.

  8. Klare Zeitbegrenzung: Für jedes Thema existiert ein bestimmtes Zeitfenster, was langatmige Meetings verhindert. Da Effizienz in Unternehmen ganz entscheidend ist, arten die Meetings nicht in stundenlangen Treffen ohne echte Ergebnisse aus.

 

Lean Coffee ist perfekt für kleine Gruppen

Lean Coffee ist eine Methode, die hervorragend für kleinere Gruppen geeignet ist – und so zu mehr Agilität im Unternehmen führt. Das hat Gründe: Durch regelmässige Meetings im kleinen Kreis wird der kollegiale Austausch gefördert. Kollegen besprechen Dinge miteinander und diskutieren engagiert, aber sachlich und respektvoll – das führt trotz der themenoffenen Herangehensweise zu Austausch von Ideen und Wissen. Komplexe Themen, die in grossen Gruppen besprochen werden und bei denen am Ende des Gesprächs eine Entscheidung stehen muss, sollten hingegen nicht im Rahmen von Lean Coffee bearbeitet werden.

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